E-MAIL CHECK

Modul E-MAIL CHECK umožňuje schvalovat doklady vytvořené v programu POHODA externě, bez nutnosti přístupu do účetního systému POHODA – vše probíhá pohodlně prostřednictvím e-mailu. Lze jej napojit nejen na Přijaté faktury, Vydané objednávky či Vydané nabídky, ale prakticky na jakoukoliv agendu v Pohodě, včetně vlastních uživatelských agend. Typickým scénářem je vlastní agenda pro schvalování dokladů mimo živou databázi Pohody – například v případech, kdy projekt ještě není definitivně odsouhlasen a není žádoucí, aby se s ním pracovalo jako s aktivním. Po vytvoření dokladu ke schválení lze připojit přílohou e-mailu, dokumenty uložené u dokladu v programu POHODA. Následně se k dokladu přiřadí konkrétní schvalovatel nebo skupina schvalovatelů. Ti obdrží e-mail s odkazem a zvolenými přílohami, na jehož základě mohou doklad:

• schválit
• zamítnout
• přiložit komentář k danému rozhodnutí, který se zobrazuje dalším schvalovatelům
• nebo se nevyjádřit (v případě vícestupňového schvalování a ponechat rozhodnutí nadřízenému)

 

Nastavení schvalovatelů i schvalovacích skupin probíhá v přehledné uživatelské agendě, vytvořené přímo pro tento účel.

Zde snadno definujete strukturu schvalovacích týmů a určíte prioritu jednotlivých členů v rámci skupiny. Flexibilita systému umožňuje vytvořit i samostatného schvalovatele jako skupinu o jednom uživateli. Uživatelský seznam se pak jednoduše propojí s agendou, v níž se nacházejí doklady určené ke schválení – celý proces je tak efektivní, přehledný a plně přizpůsobitelný vašim potřebám. Systém podporuje víceúrovňové schvalování, kde lze přesně definovat pravomoci jednotlivých schvalovatelů. Můžete tak nastavit, aby:

• schvalovatelé s vyšší pravomocí byli vždy informováni o rozhodnutích nižších úrovní
• měli finální slovo
• nebo aby nižší úrovně měly možnost celý proces zastavit už v rané fázi

Výsledky o jednotlivých rozhodnutí se vkládají do událostí dokladů, případně do volitelných parametrů. Celý schvalovací proces je flexibilní a lze jej kdykoliv upravit podle konkrétních potřeb vaší organizace.  

 

Tento modul je rozšiřujícím doplňkem modulu E-MAIL & SMS GATE

 

Ukázka mailu v Outlooku o udělení rozhodnutí k dané faktuře v režimu dvoustupňového schvalování.

 

 

Schvalování dokladu ve webovém prohlížeči

 

Příklad schvalování dokladů v přijatých nabídkách s historií schvalování v událostech

 

Přiložené dokumenty

 

Ukázka uživatelské agendy: Schvalovací skupiny.
Agenda, která slouží k nastavování schvalovacích skupin

 

Ceny modulu

Smart modul E-MAIL CHECK (nutno mít zakoupený modul E-MAIL & SMS GATE)	16 000 Kč
Instalace	2 500 Kč
Konfigurace pravidel dle náročnosti	1 290 Kč/hod
Roční servis a podpora produktu	3 200 Kč

Uvedené ceny jsou bez DPH.

 

Pro více informací o modulu nás kontaktujte

Modul je kompatibilní se systémem POHODA E1.